5 Tips Menyusun File Ordner agar Dokumen Kerja Mudah Dicari dalam Hitungan Detik

Foto: Bpratama/istockphoto

Mengelola dokumen kerja sering kali menjadi tantangan, apalagi jika jumlah file semakin banyak dan berserakan. Dokumen yang berantakan tidak hanya membuat kamu membuang waktu, tetapi juga bisa meningkatkan risiko kehilangan arsip penting.

Dengan menggunakan file ordner dan strategi penyusunan yang tepat, kamu bisa menata dokumen agar rapi, mudah dicari, dan efisien. Berikut tips praktis yang bisa kamu terapkan mulai hari ini.

1. Kelompokkan Dokumen Berdasarkan Kategori

Langkah pertama dalam cara menyusun file adalah mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis atau kategori. Misalnya, pisahkan dokumen keuangan, administrasi, proyek, atau arsip pribadi. Dengan sistem pengelompokan ini, kamu tidak perlu membuka setiap file untuk menemukan dokumen yang dicari.

Tips:

• Gunakan label warna untuk membedakan kategori agar lebih cepat dikenali

• Buat subkategori untuk dokumen yang jumlahnya banyak agar lebih terstruktur

  

  Foto: artisteer/istockphoto

2. Urutkan Dokumen Berdasarkan Tanggal atau Prioritas

Setelah dokumen dikelompokkan, langkah berikutnya adalah mengurutkannya sesuai tanggal atau tingkat urgensi. Dokumen terbaru atau dokumen yang sering digunakan sebaiknya diletakkan di depan agar mudah diakses.

Tips:

• Gunakan urutan ascending untuk arsip lama dan descending untuk dokumen aktif

• Tambahkan kode atau nomor pada file untuk mempermudah pencarian

3. Gunakan File Ordner dengan Sekat dan Label yang Jelas

File Ordner merupakan solusi utama untuk mengatur dokumen agar tetap rapi dan mudah diambil. Pilih file ordner dengan sekat yang cukup untuk setiap kategori dokumen. Lengkapi juga dengan label yang jelas pada setiap sekat sehingga kamu bisa langsung menuju dokumen yang diinginkan.

Tips:

• Pilih file ordner yang memiliki warna berbeda untuk tiap kategori

• Gunakan label tahan lama dan hindari tulisan yang mudah luntur

4. Hindari Menumpuk Dokumen Terlalu Banyak

Satu kesalahan umum dalam cara menyusun file adalah menumpuk terlalu banyak dokumen dalam satu file ordner. Hal ini membuat dokumen sulit dibuka dan berisiko rusak. Sebaiknya, bagi dokumen dalam beberapa file ordner untuk mempermudah akses dan menjaga kualitas kertas.

Tips:

• Buat batas maksimal per sekat atau per file ordner

• Simpan dokumen penting secara terpisah untuk menghindari kerusakan

5. Review dan Update Arsip Secara Berkala

Terakhir, untuk menjaga sistem penyusunan dokumen tetap efektif, lakukan review secara berkala. Buang dokumen yang sudah kadaluarsa atau arsipkan dokumen lama ke tempat penyimpanan khusus. Dengan kebiasaan ini, file ordner kamu akan selalu rapi dan siap digunakan kapan saja.

Tips:

• Jadwalkan minimal sebulan sekali untuk meninjau arsip

• Gunakan checklist untuk memastikan semua dokumen berada di tempat yang tepat

Memaksimalkan Tips dengan Produk File Ordner

Untuk memaksimalkan tips di atas, kamu bisa menggunakan beberapa produk berikut:

Bambi Box File Magazine All Color Super Big Size 115 mm - 1033

-20%

Rp

36.000

Rp45.000

Bindex Ecology Lever Arch File Ordner Folio Jumbo Size 75 mm - 717

-20%

Rp

30.000

Rp37.500

Bambi Lever Arch File Ordner Folio All Color Jumbo Size 75 mm - 1010

-20%

Rp

36.800

Rp46.000

Produk ini memiliki sekat yang cukup untuk setiap kategori dokumen, material plastik yang kuat, dan desain yang memudahkan akses cepat. Dengan menggunakan file ordner ini, semua dokumen penting kamu bisa tersimpan rapi, mudah dicari, dan tetap terjaga kualitasnya. Temukan produk ini dengan harga terbaik di KuyBeli.